Kauppakamarit ovat uudistaneet suomalaisille vientiyrityksille tärkeän asiakirjapalvelun yhdessä strategia-, design- ja teknologiayritys Reaktorin kanssa. Täysin uusi digitaalinen palvelu on ollut vientiyritysten käytössä maaliskuusta 2020 lähtien. Uudistuksen jälkeen Suomi on Euroopan kärjessä vientiasiakirjojen digitalisoinnissa ja palvelun toimivuudessa, arvioivat kauppakamarin palvelua käyttäneet yritykset.
Kauppakamarit sujuvoittavat yritysten vientiprosesseja myöntämällä vientiasiakirjoja, joita kohdemaan viranomaiset, rahoituslaitokset tai kauppakumppanit edellyttävät. Kauppakamarit esimerkiksi myöntävät alkuperätodistuksia tai vahvistavat kauppalaskuja ja muita asiakirjoja. Keskeisiä vientimaita, jotka näitä asiakirjoja vaativat, ovat muun muassa Venäjä, Kiina ja Saudi-Arabia.
”Vientiprosessien hallinta on vientiyritystemme kilpailuvaltteja, ja toimivat digitaaliset asiakirjapalvelut tukevat sitä”, korostaa Keskuskauppakamarin johtaja Timo Vuori.
Hänen mukaansa kauppakamarit ovat vahvasti sitoutuneet edistämään yritysten vientiponnisteluita, joten vientiasiakirjapalvelun uudistaminen on osa määrätietoista ja pitkäjänteistä työtämme.
Tavoitteena sataprosenttinen digitaalinen hakuprosessi
”Suomessa vientiyritykset ovat voineet jo vuodesta 2012 hakea vientiasiakirjoja sähköisesti kauppakamarien palvelusta”, muistuttaa Keskuskauppakamarin kansainvälisen kaupan asiantuntija Hannele Visuri.
Vallitsevan pandemiatilanteen vuoksi sähköisesti haettavien asiakirjojen määrä on noussut lähelle 100%.
Maailmalle vientiasiakirjat kulkevat vielä paperisena, mutta hakuprosessin sähköistyminen on tuonut tehokkuutta, kun papereita ei tarvitse kuljetella edestakaisin kauppakamarien ja yritysten välillä. Visurin mukaan palvelu on nopeuttanut asiakirjojen hyväksyntää ja tuonut joustoa kiireellisiin tilanteisiin.
“Toivottavasti tulevaisuudessa kauppakamarin vientiasiakirjat voitaisiin käsitellä digitaalisesti kohdemaissa. Kauppakamareilla on hyvät valmiudet pysyä jatkossakin digitalisaation kärjessä tehostaen asiakirjaprosesseja entisestään ”, Visuri sanoo.
Reaktor toi uudenlaisen projektimallin
Tämä vaativa projekti tehtiin alusta alkaen uudenlaisessa ja erittäin tiiviissä asiantuntijayhteistyössä keskeisten vientiyritysten, kauppakamarin asiantuntijoiden ja Reaktorin IT-ammattilaisten kanssa, korostaa Kauppakamarin tietohallintopäällikkö Max Moiseev.
“Projektin ja uudistuksen perustana on ollut asiakaslähtöinen ketterä kehitys yhdessä käyttäjien ja asiakkaiden kanssa. Myös tietoturva-asiat ja moderni arkkitehtuuri ovat olleet kehitystiimin osaamisen keskiössä. Projekti toteutettiin tiiviinä yhteistyönä, ja kiitos sen sujuvuudesta kuuluu koko tiimille”, sanoo Reaktorin ohjelmistoarkkitehti Pasi Eronen.
Sekä Kauppakamarit että Reaktor ovat erittäin tyytyväisiä yhteistyön ja projektin lopputuloksiin. Reaktorin partneri Peter Lindberg kiittää Kauppakamareiden johtoa näkemyksellisyydestä.
“Vaikka hankkeessa oli kyse Suomen viennin kannalta kriittisestä järjestelmästä, he uskalsivat luottaa meihin ja pääsimme teknisen ratkaisun lisäksi luomaan uuden palvelun aidosti käyttäjille, yhdessä heidän kanssaan. Molemmat yritykset kokevat velvollisuudekseen toimivan tietoyhteiskunnan kehittämisen ja sitä kautta tekemisessä oli alusta alkaen tiukan fokuksen lisäksi mahtava yhteinen intohimo”, sanoo Lindberg.
”Uusi digitaalinen vientiasiakirjapalvelu voi olla myös yksi uusi vientituote Suomelle. Avoimen ja erittäin tietoturvallisen arkkitehtuurin päälle voi jatkossa rakentaa entistä joustavampia palveluita yrityskentän tueksi ehkä jopa EU:n laajuisesti”, Moiseev kertoo.
Tutustu palveluun osoitteessa https://vientiasiakirjat.fi
