EU sääntelyyn perustuva Ilmoittajansuojelulaki Suomessa astui voimaan 1.1.2023. Laki velvoittaa organisaatioita laajalti ja vähintään 50 henkilöä työllistävien organisaatioiden on tarjottava turvallinen väylä väärinkäytöksestä ilmoittamiseen viimeistään 17.12.2023.
Ilmoituskanavat ovat osa yritysten riskien- ja maineenhallintaa. Ilmoituskanavilla käsitellään tyypillisesti hyvin arkaluonteista aineistoa väärinkäytöksiin tai epäeettiseen toimintaan liittyen. Keskeistä lainsäädännössä on väärinkäytöksistä ilmoittavien aseman parantaminen organisaatioissa ja kaikkien tietojen salaaminen. Vastatoimet ilmoittajaa kohtaan kielletään. Ilmoitukset henkilötietoineen on salattavapidettävää aineistoa, erikseen laissa mainitun rangaistuksen uhalla. Vain erikseen nimetyillä luotetuilla henkilöillä organisaatiossa tulee olla pääsy arkaluontoisen materiaalin äärelle ja arkistointiin.
Ulkona kylmä, mutta hintakilpailu whistleblowing-ilmoituskanavista kuuma
Suositut sähköiset ilmoituskanava-ratkaisut tarjoavat ketterän toimintatavan lain vaatimusten täyttämiseksi. Rekisterinpitovelvollisuus ja ilmoitusten arkistointivelvollisuus täyttyvät automaattisesti. Tapaukset dokumentoituvat ja tallentuvat järjestelmään järkevästi, jolloin asianhallinta helpottuu ja myös molempien osapuolien oikeusturva on tällöin varmistetumpi. Riskien- ja maineenhallinnan työkalu ei saa kuitenkaan olla itsessään riski yhtiöiden liiketoiminnalle. Kun valitset sähköistä ilmoituskanava-ratkaisua organisaatiollesi, tarkista seuraavat seikat:
– Tietovuotojen riski on torjuttu säännöllisillä tietoturvatason arvioinneilla ulkopuolisen auditoijan toimesta?
– Salataanko kaikki ilmoitukset henkilötietoineen vahvasti salausalgoritmilla?
– Säilytetäänkö verkkopohjaisen pilvipalvelun tietoja Suomessa tai EU/ETA alueella? Onko GDPR lainsäädäntö huomioitu?
– Vain organisaation erikseen nimetyillä, luotetuilla henkilöillä on pääsy ilmoituskanavalle? Esimerkiksi IT-henkilöstöllä ei ole automaattisesti pääsyä suoraan ilmoituksiin tai niiden arkistoon.
– Tarjoaako palvelu aidon anonymiteetin ja turvan ilmoittajalle? Onko ilmoitus mahdollista jättää niin, että esim. sähköpostiosoitteita tai IP-osoitteita ei automaattisesti tallenneta?
Keskuskauppakamarin Ilmoituskanava-palvelu vuodesta 2020 alkaen
Keskuskauppakamarin pilvipalvelupohjainen ilmoituskanava tarjoaa tietoturvallisen, kustannustehokkaan ja ketterän verkkopalvelun väärinkäytöksistä ja epäeettisestä toiminnasta ilmoittamiseen kaikille organisaatioille. Palvelu huomioi EU-sääntelyn, Suomen ilmoittajansuojelulain sekä GDPR vaatimukset. Vahvan anonymiteetin tarjoava palvelu huomioi ilmoittajan aseman ja oikeusturvan. Tarjoamme myös säännöllistä koulutusta ilmoittajansuojelulaista ja sen velvoitteista organisaatioille. Tutustu palveluun ja varaa palvelun esittely osoitteessa: ilmoituskanava.fi
Sensitiivisen tiedon käsittelyä jo vuodesta 1911 alkaen
Ilmoituskanava-palvelun lisäksi Keskuskauppakamarilla on kokemusta salassa pidättävän ja luottamuksellisen tiedon hallinnoimisesta jo pitkään Suomen elinkeinoelämässä ja historiassa. Lukuisten monipuolisten ja digitaalisten palveluiden lisäksi, mm. yli sadan vuoden ajan Keskuskauppakamarin yhteydessä toimiva välimieslautakunta – The Finland Arbitration Institute (FAI), on riippumattomana toimielimenä tarjonnut välimiesmenettely- ja sovittelupalveluita kotimaisten ja kansainvälisten riitojen ratkaisuun. Sitä käytetään vakiintuneesti liike-elämässä syntyvien riitojen ratkaisemiseksi. Keskuskauppakamarin toimintaa ohjaa kauppakamarilaki ja tarjoamme monipuolisesti ratkaisuja mm. yritysten itsesääntelyn ja vastuullisuuden edistämiseen yhtiöissä. Keskuskauppakamarin ratkaisut vapaan, vauraan ja kilpailukykyisen Suomen puolesta löydät osoitteesta: kauppakamari.fi
Mirva Monti
Avainasiakaspäällikkö
mirva.monti@chamber.fi
+358 44 525 8050