Isännöinnin eettinen neuvosto
Tiivistelmä:
Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi lausunnossaan, että lausuntopyyntöä ei ollut toimitettu neuvostolle 12 kuukauden kuluessa menettelyn ilmenemisestä, eikä tapauksessa voitu katsoa olevan neuvoston sääntöjen 10 §:n mukaista erityisen painavaa syytä lausuntopyynnön käsittelemiselle ottaen huomioon se, että isännöintisopimuksen mukaan laaja avaintenhallinta ei kuulunut isännöintiyrityksen tehtäviin. Lausuntopyyntö jätettiin käsittelemättä.
Lausuntopyynnön pääkohdat:
Lausunnonpyytäjä oli pyytänyt Isännöinnin eettisen neuvoston lausuntoa siitä, onko isännöintiyritys menetellyt seuraavien eettisten ohjeiden kohtien vastaisesti: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti.
Lausunnonpyytäjä oli ollut vuosia isännöintiyrityksen asiakas, ja sillä oli ollut useita henkilöisännöitsijöitä yrityksestä. Isännöintiyrityksen kanssa oli kuitenkin alkanut esiintyä ongelmia, jonka vuoksi lausunnonpyytäjä oli päätynyt isännöintisopimuksen irtisanomiseen. Uusi isännöintiyritys oli saanut avaininventaariolistan, jonka mukaan 90 avaimesta 52 avaimen sijainti oli tuntematon. Joukossa oli myös yleis- ja huoltoavaimia. Selvittelyissä oli löytynyt muutamia avaimia, mutta yleistilanne ei ollut muuttunut. Lausunnonpyytäjä oli päätynyt tilaamaan lukituksen vaihdon koko taloyhtiöön ja oli reklamoinut isännöintiyritystä.
Isännöintiyritys oli ollut sitä mieltä, että asiassa ei ollut osoittaa taloudellista vahinkoa. Lausunnonpyytäjän avainten patentti oli rauennut, mutta tämä ei lausunnonpyytäjän näkemyksen mukaan lievennä asian vakavuutta. Avainten puuttumista ei ollut tuotu lausunnonpyytäjän tietoon isännöintiyrityksen puolelta lainkaan.
Isännöintiyritys oli lausunnonpyytäjän näkemyksen mukaan toiminut selkeästi vastoin isännöinnin eettisiä ohjeita.
Vastauksen pääkohdat:
Isännöintiyrityksen mukaan lausuntopyyntö on aiheeton.
Asia on vanhentunut. Avainhallintaan liittyvät asiat olivat selvinneet lausunnonpyytäjälle jo aiemmin kuin isännöitsijätoimiston vaihtumisen jälkeen elokuussa 2024. Lausunnonpyytäjä oli isännöintiyritykselle 3.6.2024 toimittamassaan reklamaatiossa viitannut vuosien 2022–2024 hallituksen kokouspöytäkirjoihin, avainhallinnan osalta hallituksen kokouspöytäkirjaan 30.1.2023, johon oli kirjattu, että ei ole tietoa siitä, kenellä oli avaimia. Väitetty avainhallinnan puutteellisuus oli ollut lausunnonpyytäjällä tiedossa jo ainakin 30.1.2023 lukien, jolloin hallituksen kokouksessa oli käsitelty asiaa. Lausuntopyyntö on tehty vasta yli 12 kuukautta virheelliseksi väitetyn menettelyn ilmentymisestä, ja se tulisi sääntöjen perusteella jättää käsittelemättä.
Lisäksi kaikki luovutetut, isännöintiyrityksen kautta kiertäneet avaimet on pitkän aikaa kuitattu avainlistaan. Mikäli isännöintiyrityksen katsottaisiin tehneen jonkin virheen avainhallinnassa, on tällainen virhe tehty 2000-luvun alkupuolella, viimeistään vuoteen 2004 mennessä, jonka jälkeen muutokset on kirjattu avainlistaan. Asia on myös tämän vuoksi vanhentunut.
Isännöintiyritys ei ole toiminut huolimattomasti tai vastoin lausunnonpyytäjän etua
Lausunnonpyytäjä oli päättänyt lukitusjärjestelmän uudistamisesta vuonna 2002. Tuolloin oli myös päätetty, että kuhunkin asuntoon jaetaan 4 asunnon avainta ja 1 ”emännän avain” (huoltoavain). Kyse ei ollut ollut henkilökohtaisesti luovutettavista vaan huoneistokohtaisista avaimista. Asian selvittelyissä oli käynyt ilmi, että avaimet oli todennäköisesti jaettu suoraan asuntoihin ilman, että ne olivat kiertäneet isännöintiyrityksen kautta. Tästä syystä avaimia ei ollut kuitattu avainlistaan ja myös muut huoneistokohtaiset avaimet esimerkiksi asunnonvaihdon yhteydessä olivat siirtyneet asunnon mukana uudelle omistajalle.
Vuonna 2002 lausunnonpyytäjän hallitus oli myös päättänyt yleisavaimien luovuttamisesta. Nämäkään eivät olleet kiertäneet isännöintiyrityksen kautta ja oletettavasti samoin oli toimittu myös muiden puuttuvien avainten (kuten sähkökaappi, kaukolämpö, hissit) osalta. Vuonna 2000 allekirjoitetussa isännöintisopimuksessa ei avainhallintaa ylipäätään ollut osoitettu isännöitsijän tehtäviin kuuluvaksi.
Isännöintiyritys oli pyrkinyt selvittämään asiaa ja käymään läpi avainhallintaan liittyviä toimia niin pitkälle historiaan, kuin se vain suinkin oli ollut mahdollista. Avaimet oli vuodesta 2004 lukien kuitattu avainlistaan sikäli, kun ne olivat kiertäneet isännöintiyrityksen kautta. Isännöintiyrityksellä ei kuitenkaan voinut olla mahdollisuutta ottaa kuittauksia avainlistaan sellaisista alun perin huoneistokohtaisesti myönnetyistä ja suoraan huoneistoihin jaetuista avaimista tai huoltohenkilökunnalle suoraan annetuista avaimista, jotka myöhemmin olivat siirtyneet henkilöltä toiselle ilman, että isännöintiyritys oli saanut tästä tietoa.
Avainlistassa kuittaamattomana olevat avaimet oli luovutettu 2000-luvun alussa suoraan tietyille henkilöille tai vastaavasti jaettu suoraan asuntoihin huoneistokohtaisina avaimina (ei henkilökohtaisina avaimina). Kyse oli ollut hallituksen päättämästä toimintatavasta.
Muuta huomioitavaa
Lausunnonpyytäjän lukitusjärjestelmä on Abloy Exec-avaimeen perustuva lukosto, jonka patenttisuoja on päättynyt vuonna 2013. Avaimet ovat tästä lähtien olleet kenen tahansa avaimenhaltijan vapaasti kopioitavissa missä tahansa lukkoliikkeessä. Patenttisuojan päättyminen tarkoittaa käytännössä sitä, että avainhallinnan merkitys vähenee, eikä avainhallinnalla pystytä enää ylläpitämään kiinteistön lukitusturvallisuutta. Kun tämä yhdistetään huoneistokohtaisesti myönnettyihin ja jaettuihin huoltoavaimiin, oli lukitusjärjestelmän uudistaminen ollut ajankohtaista jo pitkään ihan muista kuin isännöintiyrityksen menettelyyn liittyvistä syistä.
Isännöintiyrityksen käsityksen mukaan lukitusjärjestelmän tekninen käyttöikä Suomen olosuhteissa on käytännössä noin 20 vuotta. Lausunnonpyytäjän lukitusjärjestelmä on noin 23 vuoden ikäinen, eli se oli joka tapauksessa jo teknisen käyttöikänsä päässä ja uusimistarpeessa. Isännöintiyritys oli jo vuosia suositellut lausunnonpyytäjän hallitukselle lukoston uusimista patenttisuojan raukeamisen vuoksi avainturvallisuuden parantamiseksi. Isännöintiyritys oli kyseisen suosituksen antaessaan nimenomaan toiminut huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti toisin kuin taloyhtiön silloinen hallitus.
Isännöintiyritys ei ole toiminut asiassa huolimattomasti, virheellisesti tai vastoin isännöinnin eettisiä ohjeita. Kuittaamattomissa avaimissa oli kyse vuosikymmeniä sitten lausunnonpyytäjän tuolloisen hallituksen päätösten perusteella luovutetuista ja osittain vielä huoneistokohtaisista avaimista, jotka eivät ole kiertäneet isännöintiyrityksen kautta, ja joita siksi ei ollut myöskään avainlistaan voitu kuitata.
Isännöinnin eettisen neuvoston antama lausunto:
Asiaan soveltuvat eettisten ohjeiden kohdat
Lausunnonpyytäjä on esittänyt, että isännöintiyritys on menettelyllään rikkonut seuraavia kohtia eettisistä ohjeista: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti.
Isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaan huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti ja sitoutuu myös lisäämään hallituksen tietoutta Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suosituksesta. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimia hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti. Isännöintiyrityksen tulee sopia uuden puheenjohtajan ja uuden hallituksen jäsenen perehdyttämisvastuista sekä tukea hallitusta hallitustyöskentelyssä ja päätöksenteossa. Isännöintiyrityksen tulee myös huolehtia, että voimassa olevat sopimukset ja asiakirjat ovat jatkuvasti hallituksen saatavilla ja käsitellä niitä tarvittaessa hallituksen kanssa tarkemmin. Isännöintiyrityksen tulee olla asunto-osakeyhtiön asioita hoitaessaan lojaali asunto-osakeyhtiölle ja ajaa toimissaan tämän etua.
Asian arviointi ja johtopäätökset
Lausuntopyynnön käsitteleminen ja menettelyiden ilmeneminen
Lausuntopyynnön kohteena oleva isännöintiyritys on sekä Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsen että Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n auktorisoima toimija. Lausunnonpyytäjän hallitus on neuvoston sääntöjen 9 §:n mukaisesti kokouksessaan 16.1.2025 päättänyt pyytää lausuntoa isännöintiyrityksen menettelystä.
Neuvosto toteaa, että neuvoston sääntöjen 10 §:n mukaisesti lausuntopyyntö on toimitettava neuvostolle 12 kuukauden kuluessa menettelyn ilmenemisestä tai 12 kuukauden kuluttua isännöintisopimuksen päättymisestä, jos menettely ilmenee sen päättymisen jälkeen. Määräaikoja vanhemmat tapaukset edellyttävät erityisen painavaa syytä. Kaikissa tilanteissa lausuntopyyntö on toimitettava neuvostolle viimeistään 24 kuukauden kuluessa lausuntopyynnön perustana olevasta tapahtumasta tai tapahtuman päättymisestä. Sääntöjen sanamuoto ns. lopullisen vanhentumisen osalta tarkoittaa sitä, että tapahtuma voi olla yksittäinen ja kertaluontoinen tai pidempikestoinen, jolloin tapahtuman vanhentumista arvioidaan sen päättymishetken perusteella.
Lausuntopyyntö on toimitettu neuvostolle 24.1.2025 ja isännöintisopimus on päättynyt 30.6.2024. Menettelyn on näin ollen tullut ilmetä 24.1.2024 tai sen jälkeen. Mikäli menettely olisi ilmennyt vasta isännöintisopimuksen päättymisen (30.6.2024) jälkeen, on se toimitettu neuvostolle ajoissa. Neuvoston käsittelyn kohteena eivät voi olla erityisen painavallakaan perusteella sellaiset tapahtumat, jotka ovat tapahtuneet tai pidempikestoisina päättyneet aiemmin kuin 24.1.2023.
Lausuntopyynnön mukaan menettely (puutteellinen avainhallinta) oli ilmennyt lausunnonpyytäjälle vasta isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen, 19.7.2024 saadun avainkuittauslistan myötä. Vastauksen liitteenä on kuitenkin toimitettu lausunnonpyytäjän hallituksen kokouspöytäkirja 1/2023, 30.1.2023, jonka kohdassa 7. Muut asiat on kirjaus ”Huoltoavaimet ex-hallituksen jäseniltä on pyydettävä pois ja kirjanpito avaimista tarkistettava kiinteistösihteerin toimesta.” Lisäksi vastauksen liitteenä on toimitettu lausunnonpyytäjän 3.6.2024 laatima reklamaatio, jossa on viitattu 30.1.2023 ja 13.3.2023 pidettyihin hallituksen kokouksiin. Reklamaatiossa on kirjaukset: ”30.1.2023 Huoltoavaimet ex-hallituksen jäseniltä on pyydettävä pois ja kirjanpito avaimista on tarkistettava. Ei tietoa kenellä on avaimia. Avaimien rekisterinpito on puutteellista, joka aiheuttaa asiakkaalle turvallisuusriskin.” ja ”13.3.2023 Takkojen nuohousta ei ole tehty keskitetysti. Avainten hallinta on edelleen puutteellista.” Lisäksi vastauksen liitteenä on toimitettu hallituksen kokouspöytäkirjat 4/2002 ja 5/2002, joissa on käsitelty silloin tehtyä lukituksen uusintaa.
Näin ollen neuvoston on ensin ratkaistava se, onko lausuntopyynnössä esitetty menettely ilmennyt lausunnonpyytäjälle aiemmin kuin 24.1.2024 ja mikäli näin on, onko se tapahtunut tai pitkäkestoisena tapahtumana päättynyt aiemmin kuin 24.1.2023. Mikäli menettely on ilmennyt aiemmin kuin 24.1.2024, mutta tapahtunut tai pitkäkestoisena tapahtumana päättynyt 24.1.2023 jälkeen, tulee neuvoston vielä arvioida se, onko sen käsittelemiseen sääntöjen 10 §:ssä tarkoitettu erityisen painava syy.
Neuvosto katsoo sille esitetyn asiakirja-aineiston pohjalta selvitetyksi, että avaintenhallintaa oli ainakin lukituksen uusimisen yhteydessä hoidettu konkreettisesti yhtiön itsensä toimesta. Neuvosto toteaa myös, että isännöintisopimuksen perusteella isännöintiyrityksen tehtäviin ei ole kuulunut laaja avaintenhallinta, vaan pikemminkin turvallisuusmääräyksiin liittyvä seuranta (Isännöintisopimuksen kohta 3.1. ”Valvonta. Viranomaisten turvallisuusmääräysten valvonta (palotekninen turvallisuus, lukitusjärjestelmät, yleisavainten käyttö yms)). Isännöintiyritys on hoitanut kuitenkin jotain avaintenhallintaan liittyviä toimenpiteitä.
Neuvosto katsoo lisäksi selvitetyksi, että avaintenhallinnan puutteellisuus on ilmennyt lausunnonpyytäjälle aiemmin kuin 24.1.2024 (kirjaukset hallituksen kokouspöytäkirjassa 30.1.2023). Näin ollen lausuntopyynnön käsitteleminen edellyttää erityisen painavaa syytä.
Erityisen painava syy
Neuvosto toteaa, että erityisen painava syy arvioidaan yksittäistapauksittain ja sitä harkittaessa on otettava huomioon muun muassa se, että kysymys on poikkeuksesta pääsääntöön, jonka vuoksi siihen on suhtauduttava lähtökohtaisesti pidättyvästi. Erityisen painavana syynä voi lähtökohtaisesti tulla kysymykseen esimerkiksi isännöintiyrityksen menettelyn poikkeuksellisen merkittävä taloudellinen intressi tai törkeä eettisten ohjeiden vastaisuus tai sellainen kriittisten isännöintitehtävien hoitamisen olennainen ja pitkäkestoinen laiminlyönti, josta aiheutuu yhtiölle olennainen vahinkoriski.
Asiassa esitettyjä ja ilmenneitä seikkoja kokonaisuutena punnittuaan ja ottaen huomioon sen, että isännöintisopimuksen mukaan laaja avaintenhallinta ei kuulunut isännöintiyrityksen tehtäviin, on neuvosto päätynyt harkinnassaan siihen, että tässä tapauksessa ei voida katsoa olevan neuvoston sääntöjen 10 §:n mukaista erityisen painavaa syytä lausuntopyynnön käsittelemiselle.
Neuvosto ei voi siten tutkia lausuntopyyntöä, vaan se on jätettävä käsittelemättä.
Päätös on yksimielinen.
Koska lausuntopyyntöä ei käsitelty, ei toimijan nimeä julkaista neuvoston sääntöjen 15 §:n perusteella.