Kesälomakausi on ohi ja olemme vihdoin voineet varovaisesti kohdata toisiamme, kun syyskauden ensimmäiset tapahtumat on järjestetty. Nyt jo muutaman hybriditapahtuman kokemuksella voi todeta, että ilo kasvokkain kohtaamisista on ollut suuri. Jokaisessa tapahtumassamme kuitenkin etäosallistujien määrä on ollut suurempi kuin osallistujamäärä paikan päällä.
Kuinka nyt epävarmuuden keskellä tulisi toimia? Onko nyt turvallista kokoontua? Yrityksillä ja yhteisöillä on omia niin etätyöhön kuin tapahtumaosallistumisiinkin liittyviä suosituksia ja rajoituksia. Me Keskuskauppakamarissa olemme päättäneet järjestää tapahtumia erityisjärjestelyin. Tarjoamme kaikkiin tapahtumiimme etäosallistumisvaihtoehdon ja annamme osallistujan valita, saapuuko paikan päälle vai osallistuuko verkossa.
Tarkkaa ennakkosuunnittelua ja aktiivista viestintää
Tapahtumia järjestämme sekä omissa tiloissamme että talon ulkopuolella. Käymme tapahtumajärjestelyt ja osallistujien turvallisuuden varmistamiseen liittyvät toimet kumppaneidemme kanssa tarkasti läpi. Määrittelemme tapahtuma- ja tilakohtaisesti millaisen henkilömäärän tilajärjestelyt turvaetäisyyksineen mahdollistavat. Ruokailun ja muiden tarjoiluiden järjestämisessä suosimme pöytiintarjoilua. Viestimme ilmoittautuneille tilaisuuden järjestelyistä ja turvallisesta osallistumisesta. Mikäli osallistujalla on lieviäkään COVID19 -oireita, pyydämme jäämään kotiin ja osallistumaan tapahtumaan etäyhteydellä. Myös asiantuntijapuhujat otetaan tarvittaessa ohjelmaan mukaan etäyhteydellä.
Toimi vastuullisesti
Tapahtumaan osallistuvien edellytämme tekevän osuutensa ja toimivan vastuullisesti. Mikäli osallistuja saapuu julkisilla liikennevälineillä, pyydämme käyttämään matkan ajan maskia. Ohjeistamme vieraitamme pesemään kädet tilaisuuteen saapuessaan. Nimikyltit otetaan ja kiinnitetään itse, jotta vältetään lähikontakteja vastaanottohenkilöstön kanssa. Tervehdimme sanallisesti, emmekä tällä hetkellä kättele ketään. Pyydämme jokaisen osaltaan huolehtimaan turvaetäisyyksien toteutumisesta ja tarjoamme osallistujien käyttöön kertakäyttömaskeja. Käsienpesusta muistutamme aina ennen ruokailuita. Mikäli osallistujalla on vähäisiäkään flunssan oireita tai hän on edeltävän kahden viikon aikana ollut ulkomaan matkalla, pyydämme jäämään kotiin ja osallistumaan tilaisuuteemme etäyhteydellä.
Oppiminen, tiedon jakaminen, keskustelut ja verkostoituminen ovat tapahtumien tärkeintä antia. Tärkeintä on, että nämä mahdollistetaan sekä kasvokkain että etäyhteyksin.
Olemme laatineet sekä kumppaneitamme että tapahtumaosallistujia koskevat ohjeet ja julkaisseet ne verkkosivuillamme. Seuraamme tilannetta ja päivitämme ohjeistustamme tarpeen mukaan. https://kauppakamari.fi/palvelut/tapahtumat/
