Isännöinnin eettinen neuvosto
Tiivistelmä:
Neuvosto katsoi, että vesimittareiden luenta oli jäänyt hoitamatta monen vuoden ajalta, jonka vuoksi asianmukaista tasauslaskutusta ei ollut saatu tehdyksi, vaan laskutus oli perustunut arvioon. Vaikka huoltoyhtiö olikin vastannut mittarien lukemisesta, oli ollut isännöintiyrityksen vastuulla valvoa huoltosopimuksen noudattamista. Asiassa jäi osin epäselväksi, oliko isännöintiyritys hoitanut tehtävänsä huolellisesti liittyen sähköautojen lataamiseen liittyvään latausprosessiin sekä huolehtinut niihin liittyvien vastikkeiden laskuttamisesta. Samoin hieman epäselväksi jäi se, oliko huoltokirjaa täytetty asianmukaisesti.
Isännöinnin eettinen neuvosto katsoi lausunnossaan, että isännöintiyrityksen toiminta oli ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista. Lausuntopyyntö oli toimitettu neuvostolle myöhemmin kuin 12 kuukauden kuluessa menettelyn ilmenemisestä tai isännöintisopimuksen päättymisestä. Yhden yksittäisen, kertaluontoisen tapahtuman osalta lausuntopyyntö oli toimitettu neuvostolle yli 24 kk kyseisen tapahtuman päättymisestä. Tämän osalta neuvosto ei ottanut lausuntopyyntöä käsiteltäväkseen. Muiden menettelyiden osalta neuvosto katsoi, että käsillä oli neuvoston sääntöjen 10 §:n mukainen erityisen painava syy ja otti lausuntopyynnön käsiteltäväkseen niiltä osin. Erityisen painavan syyn kriteeristön täyttyminen otettiin huomioon myös seuraamusharkinnassa. Lisäksi neuvosto otti seuraamusharkinnassa huomioon sen, että laiminlyönnit koskivat isännöintitoimintaan liittyviä perustehtäviä. Perusvastikelajien laiminlyönti sekä niihin liittyvän seurannan järjestämisen laiminlyönti olivat olleet systemaattisia ja pitkäkestoisia ja olleet omiaan vaarantamaan luottamuksen varainhoidon luotettavuuteen, vesivastikkeen osalta lisäksi aiheuttamaan oleellisen ja vakavan riskin yhtiön maksuvalmiudelle. Neuvosto katsoi, että isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä tuli kokonaisuutena arvioiden pitää lievää vakavampana ja suositteli varoituksen antamista isännöintiyritykselle.
Lausuntopyynnön pääkohdat:
Lausunnonpyytäjä oli pyytänyt Isännöinnin eettisen neuvoston lausuntoa siitä, onko isännöintiyritys menetellyt seuraavien eettisten ohjeiden kohtien vastaisesti: 1. Toimii huolellisesti ja asunto-osakeyhtiön edun mukaisesti.
Isännöintiyritys oli toiminut sopimussuhteessa huolimattomasti, sopimuksenvastaisesti tai laittomasti seuraavien tehtävien hoidon osalta:
- myöhässä maksettu lainanlyhennysmaksu, viivästyskorkoja yhteensä 1 061,45 euroa (18.9.2023)
- vesimittareiden lukemien ja vesivastikelaskelmien ilmoittamatta jättäminen ja siitä aiheutunut haitta, tasauslaskun suuruus 57 202,90 euroa (24.8.2023)
- sähköautojen latauspistokkeella varustettujen autopaikkojen sopimusten ja sähkönkulutukseen liittyvien veloitusten hoitamatta jättäminen ja laiminlyönti, haitta ja vahinko 2000 euroa. (18.9.2023)
- taloyhtiön sähköisen huoltokirjan täyttämisen laiminlyönti / huoltokirjan asianmukaisen täyttämisen valvominen ja tästä aiheutunut haitta ja vahinko, 930 euroa. (18.9.2023)
Lausunnonpyytäjän havaittua edellä mainitut eettisten ohjeiden vastaisen menettelyt, oli se välittömästi (24.8.2023) ottanut yhteyttä isännöintiyritykseen. Isännöintiyritys oli antanut vastineen 14.9.2023, jossa se oli kiistänyt yhtiön vaatimukset kokonaisuudessaan, mutta tarjonnut 1000 euron sovintokorvausta. Lausunnonpyytäjä oli vastauksessaan oikaissut isännöintiyrityksen esittämiä väittämiä ja reklamoinut kolmesta muusta havaitusta eettisten ohjeiden vastaisesta menettelystä.
23.11.2023 isännöintiyritys oli antanut vastineen, jossa he olivat kiistäneet kaikki vaatimukset kokonaisuudessaan. Tämän jälkeen taloyhtiön lakimies oli toimittanut isännöintiyhtiölle vaatimuskirjelmän 4.4.2024, johon isännöintiyritys oli vastannut 19.7.2024 kiistäen kaikki väitteet kokonaisuudessaan. Hallitus oli päättänyt 22.10.2024 osoittaa lausuntopyynnön Isännöinnin eettiselle neuvostolle. Eettisten ohjeiden vastaiset menettelyt olivat ilmenneet uuden isännöitsijän tekemien selvitysten myötä 24.8.2023 sekä 18.9.2023. Perusteluna 12 kuukauden määräajan ylittymiselle oli se, että lausunnonpyytäjä oli heti eettisten ohjeiden vastaisen menettelyn havaittuaan aloittanut asian selvittämisen ja jatkanut sitä yhtäjaksoisesti lausuntopyynnön tekemiseen asti.
Vastauksen pääkohdat:
Lausunnonpyytäjä oli reklamoinut isännöintiyritystä 24.8.2023. Reklamaatio oli koskenut vesimittareiden lukemista ja isännöintiyritys oli antanut siihen vastineensa 14.9.2023. 18.9.2023 lausunnonpyytäjä oli toimittanut lisäksi kolme reklamaatiota, jotka olivat käsitelleet lainan lyhennyksestä suoritettua viivästyskorkoa, sähköautojen lataussähkökustannusten laskuttamista, sekä huoltokirjan päivittämistä ja uuden huoltokirjan perustamista. Näihin reklamaatioihin oli vastattu 23.11.2023. Lausunnonpyytäjän asiamies oli vielä täydentänyt vaatimuksia kaikkien edellä mainittujen kohtien osalta 4.4.2024 päivätyllä kirjelmällä, johon isännöintiyritys oli vastannut 19.7.2024.
Lausuntopyynnön ajankohdasta
Ensisijaisesti lausuntopyyntöä ei tule käsitellä, sillä lausuntopyyntö on saapunut eettiselle neuvostolle 27.10.2024. Lausunnonpyytäjän ja isännöintiyrityksen välinen isännöintisopimus on päättynyt jo 31.1.2023 ja eettisen neuvoston sääntöjen 10 §:ssä tarkoitettu menettelyn ilmeneminenkin on tapahtunut viimeistään elo-syyskuussa 2023. Näistä kummastakin määräajasta on siten kulunut yli 12 kuukautta ennen lausuntopyynnön jättämistä. Eettisen neuvoston säännöissä ei ole kohtaa, jonka mukaan määräaikojen laskenta ”katkeaisi” asiakasyhtiön reklamoidessa isännöintitoimistoa. Vaikka isännöintiyritys on katsonut asian vanhentuneeksi, on se silti kommentoinut lausuntopyynnössä esitettyjä väitteitä
Myöhässä maksettu lainanlyhennysmaksu
Isännöintiyritys on viitannut antamiinsa vastineisiin. Kyseinen lasku oli saapunut isännöintiyritykselle myöhässä, vasta eräpäivän jälkeen. Isännöintiyritys oli käsitellyt laskun viipymättä ja asianmukaisesti.
Viivästyskorko oli aiheutunut laskusta, jonka eräpäivä oli ollut 31.3.2022. Väitetty laiminlyönti oli tapahtunut maalis-huhtikuussa 2022 ja viivästyskorkokin oli veloitettu syyskuussa 2022. Lausuntopyyntö on saapunut eettiselle neuvostolle lokakuussa 2024, siis yli 24 kuukautta lausuntopyynnön perustana olevasta tapahtumasta, jonka vuoksi lausuntopyyntö tulisi jättää tämän kohdan osalta käsittelemättä.
Vesimittareiden lukeminen ja vesivastikelaskelmien ilmoittamatta jättäminen ja siitä aiheutunut haitta.
Isännöintiyritys on viitannut antamiinsa vastineisiin. Kulutuslukemat vuodelta 2022 oli voitu ilmoittaa vasta vuonna 2023, vuoden 2022 päätyttyä. Lukemat lausunnonpyytäjän esittämältä ajanjaksolta sisältävät väistämättä kulutusta, jonka osalta isännöintiyrityksellä ei ole voinut olla mitään lukemien ilmoittamiseen liittyvää konkreettista toimintavelvollisuutta tai valvontavelvollisuutta ottaen huomioon isännöintisopimuksen päättyminen.
Lukemien konkreettinen ilmoittaminen oli kuulunut huoltoyhtiön sopimustehtäviin.
Sähköautojen latauspistokkeella varustettujen autopaikkojen sopimusten ja sähkönkulutukseen liittyvien veloitusten hoitamatta jättäminen ja laiminlyönti
Lausunnonpyytäjän mukaan sähköautojen lataussähkö olisi laskuttamatta ajalta syyskuu 2022 – huhtikuu 2023. Lausunnonpyytäjän isännöinti oli siirtynyt uudelle toimijalle 31.1.2023. Isännöintiyrityksen mukaan ilmeistä on, että sille ei ole kuulunut mitään sähkön laskutustehtäviä vuoden 2023 kulutuksen osalta, sillä tammikuun 2023 kulutuskin on voinut olla tiedossa vasta isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen.
Isännöintiyritys on viitannut antamiinsa vastineisiin ja todennut, että lataussähköstä lausunnonpyytäjälle koituneet kustannukset eivät ole olleet osittainkaan vanhentuneita isännöinnin siirtyessä uudelle toimijalle, eikä syyskuun 2022 lataussähköstä aiheutuneita kustannuksia ole edelleenkään myöhäistä periä osakkailta.
Taloyhtiön sähköisen huoltokirjan täyttämisen laiminlyönti / huoltokirjan asianmukaisen täyttämisen valvominen
Isännöintiyritys on viitannut antamiinsa vastineisiin ja todennut, että lausunnonpyytäjän esittämä kustannus 930 euroa ja lausuntopyyntöön liitetty lasku eivät voi kuulua sen vastattavaksi. Kyse on ollut lausunnonpyytäjän rakennuttajan laatiman huoltokirjan siirrosta toiseen järjestelmään. Lausunnonpyytäjä on oheistanut lausuntopyyntöön huoltokalenterin tulosteen, ilmeisesti vuodelta 2021 ja eri yhtiötä koskien. Vuonna 2021 tai viimeistään alkuvuodesta 2022 väitetysti tapahtuneiden laiminlyöntien osalta on lokakuuhun 2024 lukien kulunut yli 24 kuukautta, eikä lausunnonpyytäjän esittämää huoltokirjan asianmukaisen täyttämisen valvontaa voida isännöintiyrityksen käsityksen mukaan ainakaan vuoden 2021 osalta käsitellä.
Isännöinnin eettisen neuvoston antama lausunto:
Asiaan soveltuvat eettisten ohjeiden kohdat
Isännöinnin eettisten ohjeiden 1. kohdan mukaan huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta tarkoittaa muun muassa sitä, että isännöintiyritys toimii lainsäädännön mukaisesti, vastuullisesti ja eettisesti. Isännöintiyrityksen tulee hoitaa tehtävänsä huolellisesti ja toimia hallituksen ja yhtiökokouksen ohjeistusten ja kirjattujen päätösten mukaisesti. Isännöintiyrityksen tulee huolehtia ja tarvittaessa ohjata, että päätökset ovat asunto-osakeyhtiön kokonaisedun mukaisia. Isännöintiyrityksen tulee olla asunto-osakeyhtiön asioita hoitaessaan lojaali asunto-osakeyhtiölle ja ajaa toimissaan tämän etua.
Asian arviointi ja johtopäätökset
Lausuntopyynnön käsittely ja menettelyjen ilmeneminen
Lausuntopyynnön kohteena oleva isännöintiyritys on sekä Suomen Isännöintiliitto ry:n jäsen että Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:n auktorisoima toimija. Lausunnonpyytäjän hallitus on neuvoston sääntöjen 9 §:n mukaisesti pyytänyt lausuntoa isännöintiyrityksen menettelystä.
Neuvoston sääntöjen 10 §:n mukaisesti lausuntopyyntö on toimitettava neuvostolle 12 kuukauden kuluessa menettelyn ilmenemisestä tai 12 kuukauden kuluttua isännöintisopimuksen päättymisestä, jos menettely ilmenee sen päättymisen jälkeen. Määräaikoja vanhemmat tapaukset edellyttävät erityisen painavaa syytä. Kaikissa tilanteissa lausuntopyyntö on toimitettava neuvostolle viimeistään 24 kuukauden kuluessa lausuntopyynnön perustana olevasta tapahtumasta tai tapahtuman päättymisestä. Sääntöjen sanamuoto ns. lopullisen vanhentumisen osalta tarkoittaa sitä, että tapahtuma voi olla yksittäinen ja kertaluontoinen tai pidempikestoinen, jolloin tapahtuman vanhentumista arvioidaan sen päättymishetken perusteella.
Lausuntopyyntö on toimitettu neuvostolle 27.10.2024 ja isännöintisopimus on päättynyt 31.1.2023. Menettelyn on näin ollen tullut ilmetä 27.10.2023 tai sen jälkeen. Isännöintisopimuksen päättymisen (31.1.2023) jälkeen ilmenneiden menettelyiden osalta lausuntopyyntö olisi pitänyt toimittaa neuvostolle viimeistään 31.1.2024. Neuvoston käsittelyn kohteena eivät voi olla erityisen painavallakaan perusteella sellaiset tapahtumat, jotka ovat tapahtuneet tai pidempikestoisina päättyneet aiemmin kuin 27.10.2022.
Lausuntopyynnön ja vastauksen sekä liiteaineiston mukaan seuraava menettely on ilmennyt ennen isännöintisopimuksen päättymistä ja aiemmin kuin 27.10.2023:
- myöhässä maksettu lainanlyhennysmaksu (asiasta on reklamoitu syyskuussa 2022, myöhästynyt maksu on ollut kertaluonteinen tapahtuma ja tapahtuma on päättynyt maksun hetkellä eli 12.4.2022)
Myöhässä maksetun lainanlyhennysmaksun osalta neuvosto ei ole toimivaltainen käsittelemään lausuntopyyntöä edes erityisen painavan syyn perusteella, koska kyseinen kertaluontoinen tapahtuma on päättynyt 12.4.2022 ja lausuntopyyntö on tehty yli 24 kk tapahtuman päättymisestä.
Lausuntopyynnön ja vastauksen sekä liiteaineiston mukaan seuraavat menettelyt ovat ilmenneet isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen, jolloin lausuntopyyntö on tullut toimittaa viimeistään 31.1.2024:
- vesimittareiden lukemien ja vesivastikelaskelmien ilmoittamatta jättäminen ja siitä aiheutunut haitta, tasauslaskun suuruus 57 202,90 euroa (asiasta reklamoitu ensimmäisen kerran 24.8.2023)
- sähköautojen latauspistokkeella varustettujen autopaikkojen sopimusten ja sähkönkulutukseen liittyvien veloitusten hoitamatta jättäminen ja laiminlyönti (asiasta reklamoitu 18.9.2023)
- taloyhtiön sähköisen huoltokirjan täyttämisen laiminlyönti / huoltokirjan asianmukaisen täyttämisen valvominen (uusi isännöitsijä tiedustellut huoltokirjaa 27.2.2023, asiasta reklamoitu 18.9.2023)
Edellä mainittujen menettelyjen osalta lausuntopyyntöä ei ole toimitettu neuvostolle 12 kuukauden kuluessa menettelyn ilmenemisestä tai isännöintisopimuksen päättymisen jälkeen ilmenneiden menettelyiden osalta 12 kuukauden kuluessa isännöintisopimuksen päättymisestä. Näin ollen niiden osalta käsittely edellyttää erityisen painavaa syytä.
Erityisen painavan syyn arviointi
Neuvosto toteaa, että erityisen painava syy arvioidaan yksittäistapauksittain ja sitä harkittaessa on otettava huomioon muun muassa se, että kysymys on poikkeuksesta pääsääntöön, jonka vuoksi sen hyväksymiseen on suhtauduttava lähtökohtaisesti pidättyvästi. Erityisen painavana syynä voi lähtökohtaisesti tulla kysymykseen esimerkiksi isännöintiyrityksen menettelyn poikkeuksellisen merkittävä taloudellinen intressi, törkeä eettisten ohjeiden vastaisuus tai sellainen kriittisten isännöintitehtävien hoitamisen olennainen ja pitkäkestoinen laiminlyönti, josta aiheutuu yhtiölle olennainen vahinkoriski.
Neuvosto toteaa, että isännöintitehtävät ovat luonteeltaan erilaisia. Pitkäkestoinenkaan laiminlyönti ei vielä välttämättä tarkoita erityisen painavan syyn kynnyksen ylittymistä, mikäli tehtävä ei luonteeltaan ole sellainen, että se esimerkiksi aiheuttaisi yhtiölle olennaisen vahinkoriskin. Taloudenhoitoon liittyvät tehtävät puolestaan usein ovat luonteeltaan sellaisia, että niiden laiminlyönnistä tai huolimattomasta hoidosta saattaa seurata yhtiölle isoja taloudellisia vahinkoriskejä tai seuraamuksia nopeastikin. Neuvosto toteaa myös, että erityisen painavan syyn kynnyksen ylittyminen ei välttämättä edellytä vielä vahinkoriskin realisoitumista. Asiassa merkityksellistä on se, että riski on olennainen ja todellinen. Neuvosto toteaa vielä, että pitkäkestoinen laiminlyönti saattaa olla osoitus välinpitämättömyydestä tai siitä, että resursointi ei ole onnistunut.
Neuvosto toteaa, että lausuntopyynnössä oli kyse sinällään isännöinnin olennaisiin perustehtäviin liittyvistä asioista: yksittäisiin vastikelajeihin liittyvän seurannan asianmukaisesta järjestämisestä ja valvonnan laiminlyömisestä sekä uudiskohteelle (rakennusvuosi 2018) sinällään tärkeän huoltokirjan tietojen ylläpitämisestä ja siihen liittyvästä dokumentaatiosta. Neuvosto toteaa myös, että puutteet yllä mainittujen perustehtävien hoitamisessa ja kuntoon saattamisessa olivat olleet pitkäaikaisia ja esitetyn aineiston perusteella erityisesti vesivastikkeiden osalta olleet omiaan aiheuttamaan oleellisen ja vakavan riskin yhtiön maksuvalmiudelle. Ottaen huomioon edellä mainitut seikat ja menettelyitä kokonaisuutena arvioiden neuvosto toteaa, että tapauksessa ylittyy erityisen painavan syyn kriteeristö. Näin ollen neuvosto ottaa asian käsiteltäväkseen muilta osiltaan kuin myöhässä maksetun lainanlyhennysmaksun osalta. Myöhässä maksetun lainanlyhennysmaksun osalta kyseinen tapahtuma (tehty maksu) on ollut kertaluonteinen ja tapahtuman on katsottava päättyneen maksamisen hetkellä eli 24.2.2022. Lausuntopyyntö on tehty yli 24 kuukautta kyseisen tapahtuman päättymisestä.
Vesimittareiden lukemien ja vesivastikelaskelmien ilmoittamatta jättäminen
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että vesimittareiden luenta oli jäänyt hoitamatta monen vuoden ajalta. Tästä johtuen myöskään asianmukaista tasauslaskutusta ei ollut saatu tehdyksi, vaan laskutus oli perustunut arvioon. Laiminlyönti oli johtanut vesihuollosta tulleeseen 57 202,90 euron suuruiseen tasauslaskuun ajalta 1.3.2020 – 25.7.2023.
Neuvosto toteaa, että huoltosopimuksen mukaisesti huoltoyhtiö on vastannut mittarien lukemisesta. Kuitenkin isännöintiyrityksen vastuulla on ollut valvoa huoltosopimuksen noudattamista eli mm. sitä, että huoltoyhtiö täyttää sopimuksen mukaiset velvoitteensa siltä ajalta, kun isännöintisopimus on ollut voimassa (31.1.2023 asti). Isännöintisopimukseen liittyvän isännöintitehtäväluettelon selitysosan kohdan 3.2. mukaan isännöintiyritys valvoo kiinteistönhoitosopimusten toteutumista. Neuvosto on lisäksi kiinnittänyt huomiotaan siihen, että ainakaan vuodelta 2021 laaditussa tilinpäätöksen toimintakertomusosiossa ei ole esitetty lainkaan kulutustietoja, joiden esittämiseen viitataan KILA:n antamassa yleisohjeessa 1.2.2017 (Kirjanpitolautakunnan yleisohje asunto-osakeyhtiöiden ja muiden keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden kirjanpidosta, tilinpäätöksestä ja toimintakertomuksesta, kohta 6.1.4.). Kyse ei ole ehdottomasta vaatimuksesta, vaan pikemminkin suosituksesta ja vakiintuneesta käytännöstä.
Neuvosto toteaa vielä, että vaikka vesimittarin luentaan ja kulutuslukemien ilmoittamiseen liittyvät tapahtumat ovatkin osin alkaneet aiemmin kuin 27.10.2022, ovat ne kuitenkin luonteeltaan olleet pitkäkestoisia, eivät kertaluonteisia tapahtumia tai yksittäistapauksia. Tällöin tapahtumaa tulee katsoa kokonaisuutena ja sen katsotaan päättyneen silloin, kun siihen liittyvää menettelyä on oikaistu tai jokin asia on korjattu. Neuvosto toteaa vielä, että isännöintiyritys ei ole voinut olla vastuussa huoltosopimuksen toteutumisen valvonnasta sen jälkeen, kun isännöintisopimus on päättynyt (31.1.2023).
Isännöintiyrityksen menettely on edellä mainituilta osin ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista.
Sähköautojen lataukseen liittyneet latauspaikat ja niiden veloitus
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että lausunnonpyytäjä on solminut 29.1.2019 palveluntuottajan kanssa palvelusopimuksen, jolla palveluntuottaja on mm. sitoutunut toimittamaan lausunnonpyytäjän sähköautojen latausjärjestelmiin liittyviä palveluita, kuten mm. tiedonsiirtoyhteyden tolpasta järjestelmään, verkkopohjaisen seuranta- ja raportointijärjestelmän, käyttöoikeuksien hallinnoinnin ja ylläpidon, latauspalveluiden asiakaspalvelun ja etäylläpidon toimet sekä laskutustiedon keräämisen. Lausunnonpyytäjän yhtiöjärjestyksen 6 §:n nojalla käytetyn lataussähkön kustannuksista vastaa osakkeen omistaja. Sen sijaan laskutusprosessin määritys ja laskutuksesta huolehtiminen sekä tarvittaessa sähkövastikkeesta hallituksen kokouksessa päättäminen kuuluu isännöitsijän vastuulla oleviin asioihin (isännöintisopimus, tehtäväluettelo ja selitysosa kohta 2.3). Asiassa on jäänyt epäselväksi, onko laskutusprosessia määritetty sekä vastikkeita laskutettu. Asiassa on lisäksi jäänyt jokseenkin epäselväksi se, mistä alkaen paikoilla on ladattu sähköautoja siten, että käytetystä sähköstä ei ole laskutettu. Täydennetyn vaatimuskirjeen perusteella kyse on ajanjaksosta 9/2022–4/2023.
Isännöintiyrityksen menettely on ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista, mikäli se ei ole määrittänyt sähköautojen lataamiseen liittyvää latausprosessia sekä huolehtinut niihin liittyvien vastikkeiden laskuttamisesta. Neuvosto toteaa vielä, että isännöintiyritys ei ole voinut olla vastuussa tähän liittyvästä kokonaisuudesta sen jälkeen, kun isännöintisopimus on päättynyt (31.1.2023).
Sähköisen huoltokirjan täyttämisen laiminlyönti / huoltokirjan asianmukaisen täyttämisen valvominen
Lausuntopyynnön, vastauksen ja muun esitetyn aineiston perusteella neuvosto katsoo selvitetyksi, että lausunnonpyytäjälle on laadittu huoltokirja ja sitä on ylläpidetty ainakin osittain sähköisessä järjestelmässä. Isännöintisopimuksen tehtäväluettelon 3.1. kohdan mukaan ylläpitotasosta ja huoltokirjan käytöstä huolehtiminen kuuluu kiinteään palkkioon ja huoltokirjan laatiminen, päivittäminen ja käyttäminen kuuluu erillisveloitettaviin tehtäviin. Seliteosan mukaan isännöintiyritys huolehtii siitä, että kun huoltokirja on olemassa ja otettu käyttöön, korjausten ja muiden muutostöiden tiedot päivitetään huoltokirjaan.
Neuvosto toteaa, että huoltokirjan asianmukainen täyttäminen on erityisen tärkeää uudiskohteelle ja tuoreille asunto-osakeyhtiöille niiden oikeudellisen aseman turvaamiseksi, koska sen täyttämisellä mm. voidaan osoittaa kohteen asianmukainen huolto sekä todentaa tehdyt kunnostustoimenpiteet sekä myös varmistaa näiden tietojen säilyminen niissä tilanteissa, joissa vastuuhenkilöt vaihtuvat.
Lausuntopyynnön mukaan uusi isännöitsijä oli havainnut, että taloyhtiön huoltokirjaa ei ollut päivitetty lainkaan kesästä 2021 lähtien. Lisäksi lausuntopyynnön liitteenä oli mukana sähköpostiviestejä, joissa uusi isännöitsijä on pyytänyt huoltokirjaan liittyviä tietoja aiemmalta isännöitsijältä. Lausunnonpyytäjä on ilmoittanut, että huoltokirja oli ollut tyhjä vuoden 2022 osalta. Isännöintiyritys on toimittanut liitteenä täytetyn huoltokalenterin, joka on tulostettu 27.11.2018. Neuvostolle ei ole toimitettu muuta selvitystä siitä, että huoltokirjaa ei olisi täytetty vuonna 2022. Toisaalta isännöintiyritys ei ole vastineessaan ilmoittanut nimenomaisesti täyttäneensä huoltokirjaa vuonna 2022.
Isännöintiyrityksen menettely on ollut eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista, mikäli se ei ole täyttänyt huoltokirjaa vuonna 2022 tai sen jälkeen isännöintisopimuksen päättymiseen saakka.
Seuraamusharkinta
Isännöintiyrityksen toiminta on ollut edellä todetuilla tavoin eettisten ohjeiden 1. kohdan (huolellinen ja asunto-osakeyhtiön edun mukainen toiminta) vastaista.
Neuvosto toteaa, että edellä kuvatulla tavoin isännöintiyritys oli laiminlyönyt isännöintitoimintaan liittyviä perustehtäviä. Perusvastikelajien laiminlyönti sekä niihin liittyvän seurannan järjestämisen laiminlyönti olivat olleen systemaattisia ja pitkäkestoisia sekä lisäksi olleet omiaan vaarantamaan luottamuksen varainhoidon luotettavuuteen ja myös vesivastikkeen osalta aiheuttamaan oleellisen ja vakavan riskin yhtiön maksuvalmiudelle. Seuraamusharkinnassa on lisäksi otettu huomioon se, että neuvosto on katsonut asiassa erityisen painavan syyn kriteeristön asian käsittelylle täyttyneen. Näillä perustein neuvosto katsoo, että isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä tulee kokonaisuutena arvioiden pitää lievää vakavampana ja varoitusta on siten pidettävänä oikeasuhtaisena seuraamuksena isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaisesta menettelystä.
Neuvosto harkitsee isännöintiyrityksen eettisten ohjeiden vastaista menettelyä ja asiassa esitettyä selvitystä kokonaisuutena arvioituaan oikeaksi suositella Suomen Isännöintiliitto ry:lle ja Isännöinnin Auktorisointi ISA ry:lle varoituksen antamista Retta Isännöinti Oy:lle.
Päätös on yksimielinen.
Koska lausunnossa suositellaan varoituksen antamista, on toimijan nimi julkaistava neuvoston sääntöjen 15 §:n perusteella.